© WI data GmbHDie Benutzeroberfläche von «Flame» wirkt betont schlicht und aufgeräumt. Dahinter aber verbergen sich nahezu ungeahnte Möglichkeiten.Werner Iten ist Spezialist für digitales Prozessmanagement, Feuerwehrkommandant und Instruktor bei der Gebäudeversicherung des Kantons Zug. Mit seiner Firma WI data GmbH hat er «Flame», eine Management-Softwarelösung für Feuerwehren, entwickelt. Wir wollten wissen, was das webbasierte Tool leistet.

Feuerwehren sind komplexe, oft sehr individuell konstituierte Institutionen. Viele von ihnen sind zwar mit topmodernen Einsatzmitteln ausgerüstet, hinken aber bei der Digitalisierung ihrer Prozesse hinterher. Ein Problem, das auch Werner Iten kennt. Er ist seit seinem 18. Lebensjahr aktiver Angehöriger der Feuerwehr und seit 2019 Kommandant der Feuerwehr Neuheim im Kanton Zug, und sagt: «Als Spezialist für Betriebs- und Prozessmanagement-Lösungen hat mich in meiner Aufgabe als Ausbildungschef respektive Kommandant der Feuerwehr die <analoge> Arbeitsweise sehr gestört. Die händische Erstellung von Übungsplänen, Lerninhalten und Kalendern, Berichten, Journalen und Soldabrechnungen, die dann ausgedruckt und irgendwo abgelegt oder allerhöchstens in einer Cloud gespeichert werden, ist nicht mehr zeitgemäss. Derart antiquierte Arbeitsweisen fressen Zeit, sind ineffizient, mühsam, fehlerbehaftet und belasten die Qualität der gesamten Feuerwehrarbeit. Allein schon, weil jede Person ihr individuelles Ablagesystem pflegt – im Papierarchiv wie in der Cloud. Wie sollen da jemals alle wissen, wo was zu finden ist?»

Fünf Jahre intensive Entwicklungsarbeit

Als Mann der Tat begann Werner Iten Ende 2016 mit dem Team seiner Firma WI data GmbH, technologisch unterstützt von Microsoft Schweiz, mit der Entwicklung der Feuerwehrsoftware «Flame». «Zu Beginn fokussierten wir stark auf den Bereich Ausbildung, da ich dort den grössten Handlungsbedarf erkannte», erinnert sich Werner Iten. Allerdings zeigte sich rasch: Das wird nicht genügen. «Die Feedbacks der Feuerwehren, die wir als Partner in die Entwicklung miteinbezogen, offenbarten einen weitaus grösseren Bedarf für digitales Prozessmanagement», erläutert der Kommandant. «Mit jeder neuen Lösung einer Herausforderung keimten zusätzliche Begehrlichkeiten auf. So entwickelte das Projekt enorme Dynamik. Wir erweiterten die Möglichkeiten, holten weitere Lösungsanbieter wie SAP, aber auch Hersteller von Einsatzmitteln ins Boot, dachten und entwickelten in grösseren Dimensionen», erzählt ­Werner Iten.

Heute, nach gut fünf Jahren Entwicklungsarbeit, ist «Flame» laut Werner Iten «die kompletteste am Markt verfügbare Feuerwehrsoftware. Ein modulares All-in-One-Werkzeug, mit dem Feuerwehren, Gebäudeversicherungen, aber auch Hersteller und Lieferanten von Einsatzmitteln nicht nur ihre Administration und das Ausbildungswesen, sondern alle Businessprozesse abbilden und steuern können. Auf einer einzigen Plattform, webbasiert und damit unabhängig von Ort und Zeit.»

Das kann und beinhaltet «Flame»

Wer das erste Mal mit «Flame» konfrontiert wird, findet sich schnell auf der aufgeräumten, mit wenigen Farbakzenten aufwartenden Oberfläche zurecht. Links und senkrecht angeordnet befindet sich das Auswahlmenü für die Prozesse Administration, Ausbildung, Einsatz, Dienstleistungen, Mittel, Wartung und Berichte. Zudem finden sich hier Reiter für die Aufgabenverwaltung (Kalender, To-do), das Dokumenten­management, die Hilfefunktion, die Grundeinstellungen und die integrierten SAP-Business-One-Dienste.

Im zweiten, waagrecht am oberen Bildrand angeordneten Menü scheinen die Reiter für alle mit dem jeweils aktuell angewählten Prozess verbundenen Themenkreise auf, hinter denen dann weitere Auswahlmöglichkeiten lauern. Das ist einfach, übersichtlich und sehr logisch, wobei selbsterklärende Icons wie ein Auge für «mehr Informationen» die Bedienung betont intuitiv gestalten.

© Feuerwehr NeuheimKonzeption, Planung und Kontrolle von Ausbildung und Übungen werden mit «Flame» deutlich vereinfacht und beschleunigt.Administration

Im Bereich Administration bietet «Flame» alles, was das Backoffice einer Feuerwehr benötigt. Allem voran eine komplette Mannschafts- respektive Personalverwaltung mit Adress- und Funktionsdaten sowie Informationen zu Untersuchungsterminen, Prüfungen, Ausbildung, Geburtstag, Dienstalter und mehr. Zudem ermöglicht «Flame» die Einsatz- und Leistungsverrechnung respektive -vergütung, die Besoldungsabrechnung, die Zeit- und Leistungserfassung sowie die Verwaltung, Inventur und Bestandsüberwachung von Objekten, Mitteln und Materialien. Ebenfalls integriert sind ein Kalender, To-do-Funktionen, Open-Street-Map-Funktionen sowie API-Schnittstellen für die Integration von Apps und anderen Drittlösungen.

Ausbildung

Die Planung, Konzeption, Koordination, Überwachung sowie die Qualitätssicherung und das Reporting im Bereich Ausbildung und Übungen sind das Herzstück – und gelingen mit «Flame» unfassbar schnell, sicher und effizient. Der Grund: Alle benötigten Daten sind zentral abgelegt und sinnstiftend verknüpft. Vielfältige Themenkataloge für alle Fachbereiche sind mit allen zugehörigen Wissens- und Lerninhalten (Bilder, Textdateien, PDFs etc.) verbunden. Dazu gehören Fachinformationen, Bedienungsanleitungen, interne Weisungen und kantonale oder nationale Vorgaben ebenso wie korpsspezifische «Individualitäten», etwa hinsichtlich der eigenen Fahrzeuge und Gerätschaften. «Alle Inhalte werden digital abgelegt und mit sämtlichen Themenkreisen, die sie betreffen, verknüpft. So scheint jedes Dokument, obwohl nur einmal vorhanden, überall dort auf, wo es relevant ist. Beispielsweise Manuals unter Mittel, unter Material, aber auch unter Ausbildung und Übungen. Dank der integrierten Intelligent-Management-Software von SAP können dabei enorme Datenmengen vorgehalten, verarbeitet und in Korrelation gebracht werden», betont Werner Iten.

Alles zusammen macht die Planung von Kursen und Übungen fast schon zum Kinderspiel. «Sie können den Termin festlegen, die Lerninhalte aus den Menüs auswählen und den Übungsort bestimmen – ganz einfach über die eingebundenen Karten, ohne zuerst die Adresse eruieren zu müssen. Danach können Sie alle benötigten Infomaterialien, Geräte, Fahrzeuge, Objekte und Ausrüstungsgegenstände der Übung zuteilen, die Personen, Dienstgrade, Gruppen oder Funktionen auswählen, die teilnehmen sollen – und ganz einfach per Knopfdruck aufbieten», erklärt Werner Iten.

Da alle Daten zentral auf einer Plattform lagern, steigert «Flame» die Güte von Qualitätssicherung und Ausbildungskontrolle. «Die verantwortlichen Kader, etwa der Ausbildungschef oder ich als Kommandant, sehen auf einen Blick, was wann von wem geübt und ausgebildet werden muss, wer wann welche Kurse absolviert hat, wie er oder sie abgeschnitten hat und was als Nächstes ansteht», erläutert Werner Iten. So könne eine effiziente Bildungs- und Übungsplanung bei hoher Qualität sichergestellt werden – für kleine Dorffeuerwehren ebenso wie für komplex strukturierte Grossfeuerwehren. «Mit <Flame> erledige ich die Planungs­arbeit für das Folgejahr in weniger als einem halben Tag. Früher, zu Zeiten des <Zettelwesens>, war ich damit mindestens eine Woche beschäftigt – wenn nicht länger», sagt Werner Iten.

Einsatz- und Dienstplanung

Genauso einfach gelingt die Einsatz- und Dienstplanung. «Massenmigrationen sind simpel», sagt Werner Iten. «Ich kann ganze Jahrespläne einfach ins neue Jahr schieben und nötige Anpassungen mit wenigen Klicks erledigen – dank der Gesamtübersicht, die das System bietet, sowie der Aktualität aller Daten.» So sei jederzeit sichergestellt, dass die richtigen Leute und das richtige Material am richtigen Ort parat stehen – und auch parat für den Einsatz sind.

© Tüüfer Poscht/Timo ZüstIn den Modulen «Mittel» und «Wartung» wird die gesamte Ausrüstung erfasst. Damit gelingen die regelmässige Wartung und die Inventur einfacher, sicherer und effizienter.Mittel und Wartung

Für Letzteres sorgen die Module «Mittel» und «Wartung». Alle Einsatzmittel, vom TLF über Atemschutzgeräte bis zum Rettungsseil oder einer simplen Blitzlampe, können in ­«Flame» erfasst werden. Wahlweise manuell oder mithilfe von Barcodes, RFID-Chips oder anderen Hilfsmitteln sowie mit beliebig detaillierten Stammdaten (Serien- oder Fahrgestellnummer, Marke, Typ, Datum der Beschaffung/Inbetriebnahme etc.). Auch alle relevanten Dokumente wie Prüf- und Wartungsprotokolle, Manuals, Fotos oder Verträge können hinterlegt werden.

Wird ein Einsatzmittel genutzt – sei es für einen Kurs oder einen Einsatz –, wird ein Logbucheintrag generiert. Checklisten mit vielseitigen Kriterien (Kilometerleistung, Alter, Einsatzstunden, Einmalgebrauch etc.) hieven die Qualität der Materialverwaltung und -wartung auf ein neues Niveau. «Wenn ich bei einer Übung ein Rettungsseil benutze, wird dieses im System erfasst und – da es nach jedem Gebrauch überprüft werden muss – automatisch ein Wartungsauftrag für genau dieses Seil ausgelöst», erläutert Werner Iten. So entsteht – ohne weiteres Zutun – eine lückenlose Gesamthistorie. Der Clou dabei: Jedes Dokument ist nur einmal im System vorhanden – in der jeweils aktuellsten Fassung. Dennoch ist auch die Dokumenten-Historie abrufbar. «Das schafft maximale Transparenz bei minimalem Speicherbedarf», betont Werner Iten.

Kommunikation

Genauso transparent gestaltet «Flame» die Kommunika­tion – dank Vorlagen für Wiederkehrendes wie Kursaufgebote, flexibel kombinierbare Adresslisten, die Möglichkeit, Anhänge beizufügen, und die starke Ähnlichkeit mit einer Standard-E-Mail-Lösung. Da zudem nur Funktionen, Gruppen oder Personen ausgewählt werden, während die eigentlichen Mailadressen verborgen bleiben, ist optimaler Datenschutz sichergestellt. Wozu man auch wissen muss: «Flame» läuft auf ausschliesslich in der Schweiz befindlichen und schweizerischem Datenschutzrecht unterliegenden Servern.

Berichte

Abgerundet wird «Flame» durch ein Modul für das Führen von Einsatzprotokollen, Logbüchern, Jahres-, Monats-, Kurs- und Übungs- sowie Tätigkeitsberichten. Dank Berichtskatalogen und den damit verknüpften Daten gelingt jedwede Dokumentation oder Auswertung einfach und schnell. Neben der Zeitersparnis und der Eliminierung von Fehlerquellen sorgt «Flame» auch für die Vereinheitlichung des Reportings. Zugunsten einer nachhaltig höheren Qualität der Berichte.

© WI data GmbHLerninhalte, aber auch technische Unterlagen wie Manuals oder Reparaturanleitungen können in «Flame» digital abgelegt und abgerufen werden – 24/365 und an jedem Ort der Welt.Fazit

«Flame» ist vielseitig, vollständig und bündelt alle prozessbezogenen Daten auf einer einzigen, webbasierten Plattform. Alles ist für alle jederzeit ersichtlich, wobei eine stringente rollen- respektive funktionsbezogene Benutzerkontensteuerung für die passende Hierarchie und Daten­sicherheit sorgt. Neben administrativen Prozessen können sämtliche Aufgaben der Bereiche Ausbildung, Einsatz, Mittel, Wartung und Berichte erledigt werden. Zudem beinhaltet «Flame» ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement, erleichtert die Kommunikation und sorgt mit Kalender- und To-do-Funktionen für perfekte Übersicht.

Voraussetzung für optimale Funktionalität ist die korrekte und vollumfängliche Erfassung aller Daten, gefolgt von einer dauerhaft hochwertigen Datenpflege. Das wiederum ist kein Kinderspiel, wobei Werner Iten den Feuerwehren Unterstützung zusichert: «Wir begleiten und betreuen sie bei der Abbildung ihrer Prozesse, bei der Datenerfassung und mit einer passgenauen Schulung.»

Und natürlich ist für ihn auch nach fünf Jahren Entwicklung das Ende der Fahnenstange noch nicht erreicht. Die Feedbacks der Feuerwehren, aber auch neue Technologien und Lösungen sollen den Weg für künftige Erweiterungen und Optimierungen weisen. Beispielsweise denkt Werner Iten intensiv darüber nach, von IoT-fähigen Geräten, Fahrzeugen und Einsatzmitteln generierte Daten für eine weitreichende Automatisierung der Journalfunktion zu nutzen. Und er verspricht: Software-Updates sind und bleiben inklusive.

Verfügbarkeit

«Flame» ist ab sofort im Monatsabonnement erhältlich. Alles Wissenswerte zum Funktionsumfang und den Preisen erfahren Interessierte bei

Werner Iten, WI data GmbH

Obermühle 10, 6340 Baar ZG, Tel. 041 755 26 76

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